guide_prenom_usage.tex 18.6 KB
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\documentclass[12pt]{article}
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\usepackage{times}
\usepackage{url}
\usepackage{setspace}
\usepackage[utf8]{inputenc}
\usepackage{hyperref}
\usepackage{fullpage}
\usepackage[french]{babel}
\usepackage{comment}

% ou Inrialement correct?
\newcommand{\IRISA}{\textit{(IRISA)}}
\newcommand{\LORIA}{\textit{(LORIA)}}
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\newcommand{\smallurl}[1]{{\footnotesize \url{#1}}}
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\title{Changement de prénom d'usage chez Inria\\Guide pratique }
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\author{GT \textit{Inclusion des personnes LGBTI+}\\Comité parité-égalité Inria}

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\date{Dernière mise à jour~: \today}

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\begin{document}

\maketitle

Note: Ce document a été rédigé par le GT inclusion de personnes LGBTI+ du
comité parité et égalité des chances et ne reflète pas nécessairement
les vues d'Inria.

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\paragraph{Qui} Ce guide s'adresse à toute personne souhaitant se faire connaître sous un prénom différent de son ou ses prénoms d'état-civil, quel qu'en soit le motif, notamment : transidentité, usage habituel d'un autre prénom ou d'une autre orthographe que le prénom d'état-civil, souhait d'employer un diminutif ou un prénom occidental, éviter une homonymie…
Il concerne les personnes travaillant dans un centre Inria, employées ou non par Inria, quel que soit leur statut. 
Néanmoins, certaines instructions sont spécifiques à certains centres Inria et laboratoires, ou à certains employeurs, et sont indiquées en tant que telles.

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\paragraph{Pourquoi} Les procédures administratives et judiciaires de changement de prénom à l'état-civil demandent de produire des preuves de l'usage du nouveau prénom dans la durée. Il est donc souhaitable de permettre l'utilisation d'un nouveau prénom en amont pour les personnels qui en font la demande, afin de remplir les conditions d'un éventuel changement de l'état-civil par la suite.
L'emploi exclusif du nouveau prénom et de la civilité souhaitée permet également d'assurer le respect de la vie privée des personnes transidentitaires, et de ne pas les exposer à d'éventuelles réactions de rejet.
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De fait, le Ministère de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation, la Défenseure des droits ainsi que la DILCRAH recommandent aux employeurs de faciliter l'emploi d'un prénom d'usage.

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\paragraph{Quand} Le prénom d'usage peut être demandé soit dès l'ouverture du compte informatique, soit à tout moment par la suite.

Ce guide pratique constitue une première étape vers la prise en compte du prénom d'usage à Inria,
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en attendant la mise en place d'une procédure unifiée et l'adaptation des outils tel que préconisé par le GT.
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Ce guide est amené à évoluer en fonction des retours. Tous commentaires pour améliorer ce guide, et en particulier des retours d'expérience dans les différents centres, sont les bienvenus et peuvent être adressés aux membres du GT.
%Le GT Inclusion des personnes LGBTI+ 

\section{Adresse courriel}

Les personnes qui souhaitent dans un premier temps utiliser leur prénom d'usage uniquement avec certain·es interlocuteur·ices sans pour autant le rendre public peuvent demander la création d'une adresse de courrier électronique à leur prénom d'usage, et l'associer à leur compte en tant qu'alias en complément de leur adresse actuelle.
On peut ainsi configurer les deux identités dans son client de messagerie tel que Zimbra ou Thunderbird, et sélectionner l'adresse d'expédition pour chaque message ou chaque destinataire.
La demande de création d'alias est à adresser au support informatique du centre.

\section{Prénom d'usage}

\paragraph{Quelques éléments sont modifiables directement en ligne par soi-même}
\begin{itemize}
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\item Annuaire Inria, \emph{nom affiché}: \smallurl{https://annuaire.inria.fr/}\\
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Permet notamment l'emploi de caractères accentués et hors alphabet latin.\\
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N'affecte que les données affichées par \textit{annuaire.inria.fr}, et non la recherche sur l'intranet qui se base sur les champs prénom et nom LDAP.
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\item Helpdesk, \emph{nom prénom}: \smallurl{https://helpdesk.inria.fr/}.\\
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S'affiche en signature dans le texte des tickets créés. En revanche, le prénom affiché dans les réponses provient de LDAP.
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%mais cela n'affecte pas le prénom affiché dans RT (\url{https://support.inria.fr/}) qui provient d'ILDAP.
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\item \emph{ID appelant} du téléphone fixe: \smallurl{https://portail-toip.inria.fr/}\\
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Mode d'emploi~:\smallurl{https://wiki.inria.fr/support/Comment_modifier_le_nom_affich\%C3\%A9_\%3F}
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\item Forge Inria, \emph{nom prénom et adresse courriel}: \smallurl{https://gforge.inria.fr/}\\
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Login non modifiable. Il faut créer un nouveau compte si on tient à changer son login !
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\item Gitlab Inria, \emph{nom prénom, pronoms}: \smallurl{https://gitlab.inria.fr/profile}\\
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Adresse courriel importée depuis LDAP.
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\item Sondages Inria, \emph{nom, prénom et adresse courriel}: \smallurl{https://sondages.inria.fr/}
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\item HAL, \emph{nom, prénom et civilité}: \smallurl{https://hal.inria.fr/user}\\
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Il est possible de créer un id-hal pour lier ses anciennes publications à sa nouvelle identité.
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\item \IRISA{} Intranet Irisa, \emph{nom prénom}: \smallurl{https://intranet.irisa.fr}\\
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Nom utilisé pour les annonces, offres de stages, thèses, etc. modifiable dans \textit{Mon Profil}
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\item \IRISA{} ShareLatex, \emph{nom prénom}: \smallurl{https://sharelatex.irisa.fr/user/settings}\\
Adresse courriel: sur demande à sharelatex-support@inria.fr
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\end{itemize}

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\paragraph{Par l'assistant·e d'équipe ou de service}
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\begin{itemize}
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\item Étiquettes de bureau et courrier
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\end{itemize}

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\paragraph{Par les personnes chargées du site web dans l'équipe ou le service communication}
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\begin{itemize}
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\item Mise à jour du site web d'équipe
\item Mise à jour de l'intranet
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\end{itemize}

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\paragraph{Par la DSI Inria}
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Il y a plusieurs éléments à modifier.\\
Pour l'ensemble des informations, les demandes peuvent être adressées sur le helpdesk catégorie Service / Réseaux télécom / Téléphonie / Annuaire téléphonique et Outils collaboratifs / Demande messagerie. Plusieurs manipulations indépendantes dans différents outils sont nécessaires, aussi ne pas hésiter à citer ce guide pour les lister.\\
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L'onglet « sources de données et incohérences » sur la page \smallurl{https://annuaire.inria.fr/} permet de vérifier ce qui est à jour.
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\begin{itemize}
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\item « Web admin » contrôle l'annuaire sur l'intranet, et Iris (sous 24h). % et Gitlab ??
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\item « National phone system » contrôle l'annuaire interne des téléphones, le cas échéant.
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\item l'adresse courriel LDAP contrôle l'entrée dans l'annuaire, ainsi que l'agenda partagé Zimbra (adresse utilisée pour placer des rendez-vous, réserver des salles…) et la plupart des outils de communication et de services : Alfresco, services Renater…
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Ces outils utilisent aussi le nom et prénom associés à l'adresse courriel LDAP, qui ne sont pas affichés sur la page annuaire.\\
Les données LDAP sont modifiables par l'intermédiaire de REMI. % CC 15/09/20: à vérifier
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(Attention, l'accès au courrier électronique est coupé durant quelques heures, le temps que le basculement ait lieu!)
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\item Login, si le changement de prénom l'affecte : il n'est pas possible de modifier le login d'un compte existant. Il faut créer un nouveau compte si on veut obtenir un nouveau login.
%Même procédure que lors d'un changement de nom d'usage ? À faire en premier ?
\end{itemize}

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Le changement doit ensuite se propager sous 24h aux différents outils. Nous conseillons de vérifier tous les outils couramment utilisés (Iris, GitLab…) et signaler par le Helpdesk tout incohérence qui subsiste. % (voir Section \ref{sec:bugs}).
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\paragraph{Par les services généraux}
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\begin{itemize}
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\item \IRISA{} L'annuaire courrier est maintenu par les services généraux. Il peut être utile de prévenir la·e vaguemestre afin que le courrier adressé à l'ancien prénom soit toujours distribué.
\item \IRISA{} Le badge est géré aussi par les services généraux. %On peut se baser sur la même procédure que pour un nouveau badge.
On peut modifier le prénom et la photo lors de la création d'un nouveau badge.
Il peut être nécessaire que le prénom ait été changé dans REMI au préalable. % CC 15/09/20: à vérifier
Le nouveau badge est utilisable à la cafétéria après 24h.
\item \LORIA{} La demande de changement de badge est à adresser aux services généraux par le Helpdesk. Le badge est ensuite généré par l'accueil.
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\end{itemize}

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\paragraph{Par les gestionnaires RH d'UMR CNRS}
\begin{itemize}
\item Pour les membres d'une UMR qui ne sont \emph{pas} employé·es par le CNRS, le prénom d'usage peut être renseigné dans le référentiel Réséda du CNRS. Cela met à jour l'annuaire \smallurl{https://annuaire.cnrs.fr/} et les services basés sur l'authentification CAS du CNRS. Cela permet également de migrer ses abonnements aux listes de diffusion CNRS à sa nouvelle adresse (délai ou intervention éventuellement nécessaire).\\
Pour les personnels CNRS en revanche, les informations de Réséda proviennent du logiciel de la paie et ne permettent a priori pas le prénom d'usage.
\end{itemize}

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\paragraph{Publications}
\begin{itemize}
\item L'onglet \emph{informations scientifiques} de l'annuaire permet de spécifier l'identité auteur·e qui sera reprise pour la bibliographie du rapport d'activité \smallurl{https://annuaire.cnrs.fr/}
\item HAL permet de modifier soi-même les métadonnées associées aux dépôts dont on est propriétaire, dont les noms d'auteur·es. Pour modifier les données contenues dans le document PDF, faire une demande sur \smallurl{https://support.ccsd.cnrs.fr/} au titre du droit de rectification de ses données personnelles.
% L'interface de HAL ne permet plus de remplacer un article depuis décembre 2020
\item ACM permet la modification des noms d'auteur·es dans les articles publiés par ACM, sur demande auprès de la direction des publications \smallurl{https://www.acm.org/publications/policies/author-name-changes}
\item arXiv: \smallurl{https://blog.arxiv.org/2021/03/11/update-name-change-policy/}
\item IEEE: \smallurl{https://journals.ieeeauthorcenter.ieee.org/become-an-ieee-journal-author/publishing-ethics/guidelines-and-policies/ieee-author-name-change-policy/}
\item Elsevier: \smallurl{https://www.elsevier.com/about/policies/inclusive-author-name-changes}
\end{itemize}

Le \emph{Name Change Policy Working Group} maintient une liste des éditeurs et sociétés savantes qui respectent les recommandations du groupe et du comité d'éthique COPE: \smallurl{https://ncpwg.org/}


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\section{Accès à ses données personnelles}

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Il est possible d'accéder en lecture seule à certaines de ses données personnelles sur les sites internes suivants.
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\begin{itemize}
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\item Données annuaires : \smallurl{https://annuaire.inria.fr}
\item GEF : \smallurl{https://gef.inria.fr}
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%\item ASTRE : pas d'accès direct, mais les informations personnelles et leur historique de modification sont accessibles par l'interface gestionnaire de GFD~: \smallurl{https://gfd.inria.fr/astre/fd/cadre/WindowGfd.jsp}
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% CC: la feature a été "corrigée" en 2020 : GFD redirige vers portail-mission :(
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Les données d'ASTRE ne sont plus accessible directement: s'adresser à son assistant·e d'équipe ou de service ou aux services RH.
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\end{itemize}

\section{Outils ne permettant pas actuellement le prénom d'usage}

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% Pour les personnes employées par Inria, ??
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Les applications RH (GEF et ASTRE) restent actuellement associées au prénom d'état-civil. Les démarches concernant les missions et la paie emploient donc le prénom d'état-civil.
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%Rapport d'activité et outils de pilotage scientifique
Outre les outils financiers, plusieurs applications reprennent actuellement les données de GEF.

\begin{itemize}
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\item Mattermost: il est possible de définir un pseudo sur son profil, mais le nom importé de GEF reste visible à l'ensemble des personnes utilisant Mattermost.
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\item BASTRI, Cartographie : importent actuellement les données de GEF, ne permettent pas le prénom d'usage.
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\item BIL~: importé depuis GEF. Un changement manuel peut être nécessaire après la modification de GEF, sur demande au helpdesk.
%\item iRAbot : les données du personnel sont importées de GEF pour générer la trame du rapport d'activité.
%On peut ensuite modifier le prénom manuellement dans le document.
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%Certaines parties du rapport d'activité sont modifiables manuellement par la suite.
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\item Radar~: les données du personnel sont importées de GEF. Il est néanmoins possible de les modifier localement lors de la rédaction du rapport d'activité.
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\item CASA: le prénom provient de GEF. L'adresse courriel est modifiable en ligne.
\end{itemize}

\paragraph{Missions}
Attention aux remboursement de frais (inscription aux conférences, billets, hôtels…) : en l'état actuel, les factures et justificatifs établis à un nom ou prénom autre que ceux enregistrés dans ASTRE peuvent amener à des difficultés à être remboursé·e.

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Réservations par Oreli : bien que le prénom soit modifiable temporairement dans l'interface d'Oreli, ces informations sont écrasées quotidiennement par celles de GEF, et les réservations à une autre identité que celles de l'ordre de mission risquent de ne pas être validées. Par ailleurs, ces informations affectent les billets d'avion et réservations d'hôtel, aussi il faut s'assurer de pouvoir justifier de l'identité utilisée dans Oreli.
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\section{Changement du prénom d'état-civil}

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Une fois le changement de prénom(s) d'état-civil obtenu, l'ensemble des données personnelles peuvent être mises à jour sur fourniture du justificatif (décision administrative, décision de justice ou extrait d'acte de naissance mis à jour) à l'employeur. Il en va de même pour un changement de numéro INSEE suite à un changement de mention de sexe à l'état civil.
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Pour les personnes employées par Inria, la demande est à transmettre au SMGRH.
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Vérifier ensuite la prise en compte, notamment dans: GFD, BIL, PeopleDoc, Jobin.\\
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Il peut être nécessaire de notifier également le changement aux services RH des autres tutelles (Inria, CNRS, université…) pour prise en compte dans leurs systèmes d'information respectifs.

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%La procédure est identique au « Changement de situation familiale »
%\url{https://intranet.inria.fr/Formulaires-Procedures/Vos-demarches-administratives-RH#eztoc1004862_1}

%Selon le Règlement général sur la protection des données (RGPD), une réponse doit être apportée sous un délai d'un mois.
%\url{https://www.cnil.fr/fr/le-droit-de-rectification-corriger-vos-informations}

%En cas de difficulté à exercer son droit de rectification

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\begin{comment}
\section{Dysfonctionnements observés}
% Problèmes corrigés a priori

\begin{itemize}
%\item LDAP $\rightarrow$ Gitlab: à l'heure actuelle (Gitlab 12.8.7), la synchronisation du nom depuis LDAP ne fonctionne pas et l'interface ne permet pas de changer le nom manuellement. En attendant la correction du problème, il est possible de supprimer son compte et d'en créer un nouveau.
% Corrigé sous Gitlab 12.10!
\item GEF $\rightarrow$ BIL
\item GEF $\rightarrow$ PeopleDoc et Jobin
\end{itemize}
\end{comment}
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\section{Civilité}
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En tant que formule de courtoisie, la civilité (Madame, Monsieur) n'est pas liée à l'état civil et doit pouvoir être choisie librement par la personne. Par ailleurs, le MESRI recommande de supprimer la civilité pour les personnes qui en font la demande.

Néanmoins, deux obstacles techniques subsistent actuellement:
\begin{itemize}
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\item Bien qu'Oreli permette différents titres de civilité, parmi lesquels \textit{Doctor/Docteur, Mr/M., Mrs/Mme, Ms/Mme, Miss/Mlle}, dans un champ distinct du champ \textit{Gender/Sexe}, cette civilité est actuellement assignée à \textit{Mr/M.} ou \textit{Mrs/Mme} d'après le champ binaire \textit{Genre} de GEF.
\item L'outil d'édition des bulletins de salaire fait figurer dans leur adresse une civilité \textit{Madame} ou \textit{Monsieur} d'après le premier chiffre numéro INSEE. %Cette civilité est visible dans la fenêtre d'adresse de l'enveloppe.
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\end{itemize}
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%Le champ \textit{civilité} d'ASTRE, ainsi que le champ \textit{genre} de GEF pourront être modifiés sur demande, indépendamment de la mention de sexe à l'état-civil.
%Néanmoins, des limitations techniques des outils restreignent actuellement les civilités possibles à \textit{Madame} et \textit{Monsieur}.
%Le GT inclusion LGBTI+ étudie les solutions techniques afin d'appliquer la règlementation sur la protection des données et les recommandations du MESRI.
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%\begin{itemize}
%\item Oreli : titre de civilité modifiable en ligne, parmi « Doctor/Docteur, Mr/M., Mrs/Mme, Ms/Mme, Miss/Mlle. »
%Le champ facultatif Gender/Sexe est modifiable indépendamment, mais écrasé chaque nuit par les données de GEF.
%\item Champ « genre » de GEF : ?
%\item Bulletins de salaire : ?
%\end{itemize}

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\section{Références}
\small
\begin{itemize}
226
\item Recommandations du GT inclusion LGBTI+ du Comité parité et égalité des chances Inria\\ {\scriptsize\url{https://parite.inria.fr/files/2021/01/recommendations-gt-inclusion-lgbti.pdf}}
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227
\item Loi 2016-1547 et Circulaire du 17 février 2017 sur la procédure de changement de prénom à l'état-civil
228
\item Circulaire 5575 du 21 février 2012 sur la suppression de « Mademoiselle » précisant que la civilité ne constitue pas un élément de l'état-civil
229
230
\item Décision-cadre du Défenseur des droits 2020-136 relative au respect de l'identité de genre des personnes transgenres\\
{\scriptsize\url{https://juridique.defenseurdesdroits.fr/index.php?lvl=notice_display&id=33016}}
231
\item Recommandations de 2019 du MESRI sur le prénom d'usage pour les personnes transidentitaires\\
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232
233
234
{\scriptsize \url{http://www.enseignementsup-recherche.gouv.fr/cid140199/journee-internationale-de-visibilite-des-personnes-transgenres.html}}
\item Guide du Défenseur des Droits contre les discriminations au travail envers les personnels LGBTI+\\
{\scriptsize \url{https://www.defenseurdesdroits.fr/fr/guides/guide-agir-contre-les-discriminations-liees-a-lorientation-sexuelle-et-a-lidentite-de-genre}}
235
236
237
238
%\item Plan de mobilisation contre la haine et les discriminations anti-LGBT de la DILCRAH\\
%{\scriptsize \url{https://www.gouvernement.fr/plan-de-mobilisation-contre-la-haine-et-les-discriminations-anti-lgbt}}
\item Plan national d’actions pour l’égalité des droits, contre la haine et les discriminations anti-LGBT+ de la DILCRAH\\
{\scriptsize \url{https://www.dilcrah.fr/plan-national-dactions-pour-legalite-contre-la-haine-et-les-discriminations-anti-lgbt-2020-2023/}}
239
240
%\item Décision du Défenseur des Droits MLD-2014-058 relative à l’état civil et au titre de civilité pour les personnes transgenres\\
%{\scriptsize \url{https://juridique.defenseurdesdroits.fr/index.php?lvl=notice_display&id=10353&opac_view=-1}}
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\end{itemize}
\end{document}